Weryfikacja kontrahentów – jak robić to szybko i sprawnie?

Pewnie wielu z Was na co dzień zastanawia się, co może zrobić, aby zabezpieczyć się przed nierzetelnymi firmami. Niestety już na wstępie muszę zaznaczyć, że nie ma narzędzi, które zabezpieczą nas w 100% przed nieuczciwymi podmiotami. Jednak mimo wszystko warto wiedzieć, gdzie szukać informacji, żeby zminimalizować ryzyko nieopłaconych faktur.

Kontrahenci giełdowi – procedura weryfikacji

Zacznijmy od kontrahentów, których znajdujemy na giełdach transportowych.  Czy można zaufać weryfikacji, którą przeprowadzają pracownicy firm oferujących nam dostęp do giełd? Sprawdziłam jak to wygląda na przykładzie giełdy TIMOCOM.

Głównym celem weryfikacji kontrahentów jest minimalizacja ryzyka. Zasady bezpieczeństwa, którymi kieruje się firma Timo są wieloetapowe.

1. Na samym początku istotny jest fakt, jak długi jest okres aktywności danej firmy w branży, w zakresie której chce korzystać z giełdy. Minimalny okres aktywności to 6 miesięcy. Wszystkie sytuacje, w których ten okres jest krótszy badane są indywidualnie i szczegółowo.
2. Kolejnym etapem jest weryfikacja dokumentów.
3. W przypadku przewoźników drogowych poniżej 3,5 tony wymaganym dokumentem jest ubezpieczenie OCP, zaś przy przewoźniku posiadającym tabor powyżej 3,5 tony niezbędna jest licencja (krajowa lub wspólnotowa – w zależności w jakim zakresie firma chce korzystać z giełdy) oraz OCP.
4. Firmy spedycyjne muszą legitymować się licencją spedycyjną oraz opcjonalnie OCS czyli ubezpieczeniem od odpowiedzialności cywilnej spedytora.
5. Firmy produkcyjne nie muszą wykazywać dokumentów branżowych, istotne jest jak długo dana firma działa na rynku.

Wyżej wymienione dokumenty dają już wiele informacji o firmie. Licencja transportowa świadczy o tym,  że przewoźnik spełnia prawne wymogi do wykonywania tego zawodu oraz posiada zabezpieczenie finansowe (9 tysięcy euro na pierwszy pojazd i po 5 tysięcy euro na kolejne). Natomiast licencja spedycyjna poświadcza, że firma posiada certyfikat kompetencji zawodowych oraz zabezpieczenie finansowe w kwocie 50 tysięcy euro. Dokumenty sprawdzane są pod kątem wiarygodności – zarówno w urzędach wydających dany dokument jak i w źródłach cyfrowych. Sprawdzenie wiarygodności ubezpieczenia OCP również jest ważnym etapem – poprzez kontakt z brokerem lub firmą ubezpieczeniową możemy dowiedzieć się czy polisa na pewno jest ważna i opłacona zgodnie z terminem płatności.

• Następnym etapem jest przeprowadzenie analizy ryzyka. Jest to niezwykle ważne działanie, gdyż w ramach tego etapu analitycy sprawdzają powiązania cywilno-prawne danej firmy. Dzięki współpracy z Krajowym Rejestrem Dłużników, można sprawdzić czy firma ma lub miała jakieś długi. Pracownicy Timocom ściśle współpracują z różnego rodzaju wywiadowniami gospodarczymi posiadającymi własne oceny podmiotów gospodarczych.
• Weryfikacji podlegają również dane kontaktowe firmy – numery telefonów (na kogo zarejestrowane), domeny, adresy – siedziba firmy, adres korespondencyjny, adres użytkowania programu, gdyż licencja na program wydawana jest na konkretną lokalizację (również ze względów bezpieczeństwa).

Jak widzicie, aby otrzymać dostęp do giełdy, należy przejść dość długi proces weryfikacyjny.

Z jednej strony może wydawać się to uciążliwie dla firmy, która chce dostać dostęp do Timo. Jednak z drugiej strony to dobrze dla firm, które już są na giełdzie, że wszystkie nowe firmy są skrupulatnie weryfikowane. Zwiększa to ogólne bezpieczeństwo.

Timocom Identify – na czym polega?

Ciekawą funkcją jest również Timocom Identify – jest to formularz, który możecie wypełnić i zgłosić do TIMO. Jeśli po samodzielnym przeprowadzeniu kontroli firmy, z którą chcecie współpracować, nadal wystąpią uzasadnione wątpliwości co do spójności przesłanych danych, TIMOCOM Identify pomoże sprawdzić tożsamość potencjalnego partnera. Wówczas w ciągu 5 godzin otrzymacie informację zwrotną, czy Wasze obawy mają potwierdzenie –  tutaj znajdziesz więcej informacji.

W jaki sposób sprawdzić kontrahenta samodzielnie?

Pamiętajmy jednak, że w dobie Internetu jesteśmy sami w stanie bardzo skutecznie i szybko sprawdzić potencjalnego kontrahenta. Jak to zrobić?

• Centralna Ewidencja  i Informacja o Działalności Gospodarczej (CEIDG) – to skarbnica wiedzy o firmach prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą.  Sprawdzicie tam NIP, wszelkie edycje wpisu, czy działalności była zawieszana, czy jest w tej chwili aktywna.

• Krajowy Rejestr Sądowy (KRS) – tu sprawdzicie Nip-y równego rodzaju spółek – cywilnych bądź kapitałowych.  Ponadto w przypadku spółek kapitałowych możecie zobaczyć także ważność licencji spedycyjnej (nie ma cyfrowego źródła do sprawdzania licencji spedycyjnych). Pełen wydruk KRS znajdziecie także na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości.

• Krajowy Rejestr Elektroniczny Przedsiębiorców Transportu Drogowego (KREPDT) – baza informacji o przewoźnikach drogowych, informacje o licencji, o ilości aut, o wypisach. Możecie także sprawdzić, kto w danej firmie transportowej legitymuje się certyfikatem kompetencji zawodowej.

• Baza KRS-online – jest to bezpłatny rejestr, w którym sprawdzicie powiązania cywilno-prawne między wspólnikami. Jest to bardzo przydatne narzędzie, bo dzięki niemu możemy zobaczyć, czy osoba z którą nie chcemy współpracować, nie jest w jakiś inny sposób zaangażowana w inną firmę.

• Krajowy Rejestr Domen (DNS) – sprawdzicie tu, czy dana domena internetowa należy do osoby, która się nią posługuje oraz kto ją opłaca.

• Komisja Europejska VIES – na tej stronie możecie potwierdzić NIP kontrahentów z całej Unii Europejskiej.

• Krajowy Rejestr Dłużników (KRD) – jest to płatny rejestr, w którym znajdziecie aktualne zadłużenia oraz historię wierzytelności danego podmiotu gospodarczego. Według moich ustaleń, koszt miesięcznego abonamentu to około 500 zł brutto.

Jak widzicie, możliwości jest wiele. Wiem, że czasami w ferworze obowiązków nie zawsze mamy czas na dokładną weryfikację. Finalizując transakcję z kontrahentem mającym dostęp np. do giełdy TIMOCOM możemy uznać, że firma ta przeszła dokładny proces weryfikacyjny. Pamiętajmy jednak, że nikt nie da nam 100% pewności, że dany kontrahent będzie rzetelnym płatnikiem. Dlatego w miarę możliwości warto również prowadzić własną weryfikację, mieć w firmie wewnętrzną „czarną listę” firm, z którymi nie chcemy więcej współpracować i mieć na uwadze, że przezorny zawsze ubezpieczony :).